Matka- ja kululaskujen hallinta hyväksymiskierrolla

Kirjanpidon automatisointia tarjoavat järjestelmät ovat perinteisesti olleet suurille yrityksille suunniteltuja, raskaita ja hinnakkaita ohjelmistoja. Matka- ja kululaskujen hallinta on kuitenkin kehittynyt paljon viimeisen parin vuoden aikana, ja nykyään on olemassa monta aloitetta joilla pyritään tehostamaan kuittien, kilometrikorvausten ja päivärahojen käsittelyprosessia kaikenkokoisille yrityksille.

Markkinoilla olevista matka- ja kululaskusovelluksista miltei kaikki tarjoavat toiminnon kuittien tallentamiseen älypuhelimella. Tämä on jo sellaisenaan hyvä toiminto, sillä se mahdollistaa kuittien lähettämisen suoraan kirjanpitoon ilman aikaa vievää kopiointia ja skannausta. Suurin osa sovelluksista ei kuitenkaan tarjoa kokonaisvaltaista ja helppokäyttöistä ratkaisua, jossa koko hallintaprosessia maksutapahtumasta tiliöintiin huomioidaan.

Yksi osa-alue matka- ja kululaskuprosessista joka vie suhteellisesti paljon aikaa, mutta johon suurin osa aloitteista ei keskity, on laskujen hyväksyntä. Laadimme infografiikan jotta saisit yleiskuvan siitä miten hyväksymiskiertoa tukeva sovellus voisi tehostaa matka- ja kululaskuprosessia yrityksessäsi.

Infographic-approval-flow

Kyllästyimme monimutkaisiin kirjanpitojärjestelmiin, joten kehitimme Receiptcameran. Kuitit kirjanpitoon parilla painalluksella!

Ei siinä mitään. Tehdään lasku työajalla, vaikka menis koko päivä,” kirjoittaa nimimerkki Ookoo Ilta-Sanomissa julkaistuun artikkeliin 22.6.2105. Palstalla kommentti sijoittuu kärkipaikalle yli 500 peukun tuella.

Asia koskee siis melkein jokaiselle yritykselle ja työntekijälle tuttua prosessia, matka- ja kululaskujen kirjausta kirjanpitojärjestelmään.

Miksi nykyiset kirjanpitojärjestelmät ovat niin monimutkaisia ja vaikeita, että kuittien kirjaamisprosessi, siitä hetkestä kun saat kuitin käteen, siihen että se on kirjattu, hyväksytty, lähetetty kirjanpitoon ja maksettu, voi tuntua niin rasittavalta? Tämän kysymyksen kysyimme itseltämme keväällä 2014.

Kuittien käsittelyn pitäisi olla pieni osa koko liiketoimintaa, mutta tällä hetkellä se vie suhteettoman paljon aikaa, rahaa ja hermoja. Tämän me tiedämme kokemuksesta.

Halusimme tehostaa prosessia, ja idea oli syntynyt. Tämä idea kehittyi teoiksi, jotka muodostuivat ratkaisuksi nimeltään Receiptcamera.

Me Receiptcameralla uskomme, että matka- ja kululaskujen käsittelyn täytyy olla

  • kustannustehokasta
  • käyttäjäystävällistä
  • mobiilia
  • nopeaa.

Iloitsemme siitä, että sen jälkeen kun lanseerasimme Receiptcameran tammikuussa 2015, olemme auttaneet jo yli 500 yritystä.

receiptcameraBlack

Katso video, jossa Receiptcameran TJ & perustaja Fredrik Teir kertoo miksi kehitimme sovelluksen.